En tiempos en los que la tecnología gana terreno a pasos agigantados, son cada vez más los desafíos que se presentan en los espacios de trabajo. Es por eso que las empresas y compañías están invirtiendo esfuerzos y recursos en conseguir herramientas que ayuden a la colaboración en el trabajo.
Elaborar un calendario online, tableros, pizarras, plantillas, son algunas de las opciones que ofrecen hoy las plataformas para mejorar la colaboración en el trabajo. Pero es importante conocer las características y las ventajas de algunas herramientas que serán vitales para optimizar la rutina individual y en equipos.
Tablero Kanban
Esta herramienta se va a utilizar siempre que necesites aumentar la eficiencia de tu producción. Un tablero de kanban es una herramienta ágil de gestión de proyectos diseñada para ayudar a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Es de gran ayuda para los equipos ágiles ya que se puede definir el orden de su trabajo diario.
Los tableros de Kanban utilizan tarjetas, columnas. Los tableros se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega.
A la hora de diferenciar estos tipos de tableros, debemos saber que se basan en el tipo de entorno en el que se adopta y ahí nos daremos cuenta si el tablero debe ser físico o digital.
Los tableros físicos son los más sencillos y se dividen en columnas verticales. Los equipos dibujan las columnas en una pizarra y colocan notas adhesivas sobre el tablero. Estas notas adhesivas se van moviendo por el flujo de trabajo y demuestran el progreso.
Con el avance de los tiempos aparecieron los digitales que permiten a los equipos que no comparten un espacio físico de oficina utilizar tableros de Kanban de forma remota y asíncrona.
Las ventajas de las líneas de tiempo
Esta herramienta es ideal para la colaboración en el trabajo: planificar, organizar y controlar las tareas en un solo lugar. Con las líneas de tiempo vas a poder comunicar y tener un registro de los plazos, el contexto, las prioridades, las fechas límite y crear flujos de trabajo que den vida a los proyectos.
La línea de tiempo resulta ser una herramienta esencial para los product managers ya que les permite ver la hoja de ruta de un proyecto. Armar, pensar y desarrollar un producto no es para nada sencillo y lleva muchos pasos, trabajo y componentes.
Esta herramienta permite una imagen gráfica y muy ágil. Pero además se podrá comunicar los desarrollos de nuevas características, las correcciones de errores y los cambios que buscan mejorar no solo la calidad del trabajo, sino la del producto final.
A la hora de ver y analizar los proyectos y lugares donde podremos encajar de mejor manera una línea de tiempo, destacamos los siguienteS: Línea del tiempo de un proyecto, línea de tiempo de una empresa, línea de tiempo de una carrera personal, línea de tiempo en la educación y línea de tiempo en el periodismo.
El Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt son muy útiles para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para organizarlo en tareas más pequeñas y gestionables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.
Podemos enumerar dos razones por las cuales los diagramas de Gantt son muy requeridos en la gestión de proyectos y para la colaboración en el trabajo. Primero porque facilitan la creación de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios equipos y cuyos plazos cambian. Gracias a esta herramienta vas a poder planificar el trabajo basándote en los plazos y de ahí a asignar los recursos correctamente.
Además los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para tener una visión general de los proyectos. En esta herramienta se puede hacer una relación directa entre las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos y las tareas dependientes.
El balance con reuniones retrospectivas
Es fundamental cuando se da el final de un sprint, proyecto o en el cierre de un trimestre, poder armar las reuniones retrospectivas. De esta manera podrás tener una mejor visión del progreso del equipo y además mejorar los procesos. Estas reuniones complementan todas las herramientas digitales y apuntan directamente a mejorar las performance ya que son ideales para saber los retos que afrontan los equipos a diario y si los flujos de trabajo son eficientes.
Permite además que todos los componentes de la compañía o todos los que participaron de un proyecto, puedan expresar su opinión en un espacio seguro y cómodo, sin críticas ni reproches. Es importante que quien esté al frente de esa reunión le formule tres preguntas al resto: ¿Qué podríamos haber hecho mejor? ¿Qué hicimos bien? ¿De qué otra forma lo podríamos haber hecho?
Poder desarrollar la colaboración en el trabajo es sin dudas una tarea que no solo redundará en mejores beneficios para cualquier compañía, sino que tendrá un efecto directo sobre los empleados. Con nuevas y mejores herramientas para armar y desarrollar proyectos, será más sencillo apuntar a obtener el mayor compromiso de todo el equipo por consiguiente los mejores resultados.
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